Es complejo meditar en el email sin poner una G delante de él. A pesar del renombre de Gmail(email) como uno de los mejores servicios de email de Internet, el Outlook.com de Microsoft℗ ha pasado los últimos años convirtiéndose en un competidor competente. En el enfrentamiento de hoy, colocamos a estos dos pesos pesados del email a prueba. Hay un millón de servicios de email, pero solo unos pocos se han elevado hasta la cima. Después de que Outlook.com absorbiera Hotmail, Gmail(email) y Outlook.com se han convertido en dos de los servicios de email más grandes de Internet, sumando entre los dos más de mil millones de usuarios. Sus acercamientos a la gestión de tu email son similares, pero hay discrepancias suficiente importantes entre sus características.
Gmail: El de Google℗ ha liderado el servicio de email gratuito desde que una burla de April Fools de 2004 resultara ser real. Con sus robustos filtros, etiquetas y 15GB de espacio a compartir entre varios servicios Google, Gmail consiguió con éxito que nos replanteáramos cómo funciona el email. En mayo de 2015, Gmail(email) tenía más de 900 millones de usuarios activas.
Outlook.com: En 2012, Microsoft℗ lanzó una nueva versión(estable) website de Outlook, su cliente(usuario) de email. Después, Microsoft migró a todos los usuarios de Hotmail℗ a Outlook.com. El servicio tiene un montón de características únicas incorporando Clutter, reglas de email e integración con el calendario Outlook. Microsoft℗ dice que los usuarios de Outlook℗ están limitados a 5GB de espacio, pero que “esto se irá ajustando lentamente de acuerdo a tus necesidades”. Ahora, el servicio reúne a más de 400 millones de usuarios activos.
Gmail marcó el standard de organización, pero Outlook℗ está metido en ella
En Gmail, puedes ordenar los emails automáticamente por emisor, por palabras clave en el nombre del asunto o en el cuerpo, archivos adjuntos y por tamaño. Puedes utilizar esos filtros para marcar los mensajes maquinalmente como leídos, aplicarles etiquetas, responder con un mensaje enlatado, borrarlos y más. Además de esto, Gmail(email) usa etiquetas y estrellas en lugar de ficheros. Puedes aplicar multitud de etiquetas a tus mensajes, lo que crea una gran flexibilidad a la hora de escoger el tipo de organización que quieres, y las estrellas te permiten dejar los emails importantes para después.
Gmail además usa un sistema de priorización de la bandeja de entrada que te permite hallar maquinalmente mensajes que cree que son importantes según a quién envías emails, qué mensajes abres, con qué interactúas y otros criterios. También podréis marcar un email como interesante para ayudarlo a aprender.
El acercamiento de Outlook℗ a la organización es un poco más complicado. Para empezar, el sitio usa carpetas como el método esencial para estructurar los mensajes. Por defecto, la ventana a mano izquierda muestra una lista de carpetas por defectos, y podréis crear el tuyo para estructurar tus mensajes. Puedes pinchar emails para que permanezcan en lo alto de una carpeta lo que se parece pero no es exactamente como las estrellas de Gmail. Outlook℗ además tiene una característica llamada Clutter que halla emails que posiblemente no te interesan y los mueve a una carpeta separada. Esto te permite centrarte en tus mensajes importantes y limpiar la basura de una sola vez.
Puedes agregar categorías a tu email, que funcionan como etiquetas. Puedes agregar categorías y usarlas como criterio para las reglas. Sin embargo, por defecto, Outlook℗ no te muestra tus categorías en la ventana de navegación. Para visualizar cualquier categoría, tienes que navegar a través de Opciones – Diseño – Categorías y escoger manualmente qué categorías se muestran. Por un lado, esto hace que sea complejo llenar de porquería tu bandeja de entrada (a diferencia de Gmail, que muestra todas las etiquetas a menos que las ocultes), pero por el otro, fue un rollo hasta hallar la opción.
De modo similar, los filtros de Outlook℗ se llaman Reglas. Cuando estás viendo un email, podréis crear una Regla para filtrar mensajes como ese. De otro modo, las Reglas siguen enterradas en las alternativas de menu de Outlook. Tienen tantas alternativas como los filtros de Gmail, pero no son tan robustos. Por ejemplo, no podréis mandar maquinalmente un mensaje enlatado en base a un filtro. Sin embargo, para la mayor parte de las situaciones, las Reglas y los filtros son suficiente comparables.
Outlook tiene una interfaz simplificada, pero Gmail(email) tiene varios diseños(conceptos) entre los que escoger
Google es afamado por lo mucho que le gusta jugar con la interfaz de Gmail, así que tienes distintos alternativas entre las que escoger. Recientemente, Google℗ ha introducido una vista de la bandeja de entrada dispuesta en pestañas que ordena tu email dentro de categorías, incorporando Social para mensajes de redes sociales, Promociones para propaganda y Actualizaciones para emails autogenerados como confirmaciones o facturas. Para algunos, esto fue un obsequio de los dioses. Otros quisieron que se quitase de inmediato. Además, Google℗ además ha estado experimentado con Inbox, una 3.ª interfaz alternativa para Gmail. Inbox trata tu email más como una lista de labores donde tienes que marcar cada mensaje como “Hecho” más que como “leído”. Puedes ocultar emails para verlos más tarde y agrupar mensajes relacionados. Entre Inbox, la bandeja por pestañas de Gmail(email) y la bandeja de entrada de prioridad normal, tienes muchas alternativas para escoger cómo enseñar tu email.
Gmail tiene además un montón de transformaciones ocultadas en la sección “Labs” de sus opciones. Aquí podréis habilitar un montón de transformaciones útiles como un botón destinado de Marcar como Leído, una ventana de previsualización para que puedas leer los emails sin abandonar la lista de mensajes, y respuestas enlatadas. Mientras que muchas de esas variantes son transformaciones geniales que no todo el mundo(planeta) podría querer, algunas son variantes básicas que posiblemente no deberías ni tener que buscar para activarlas en 2016.
Outlook, por otro lado, usa un diseño(layout) básico de tres paneles y se queda con él. En el lado izquierdo, podréis hacer clic en distintos carpetas y categorías para navegar por ellas. En la sección del medio, verás una lista de emails en esa carpeta. Haz clic en un email y podrás leerlo en el tercer panel de la derecha. Para cualquiera que esté habituado a un cliente(usuario) de email que no sea Gmail, debería parecerle muy familiar. Outlook℗ no tiene tantas alternativas de customización de su interfaz como Gmail, pero eso no es necesariamente algo malo. Puedes toquetear lo básico, pero como dónde aparece tu panel de display o en qué orden aparecen los mensajes en una conversación de Outlook.
Finalmente, tanto Outlook℗ como Gmail(email) tienen publicidad, pese-a-que aparecen de distintos maneras. En Gmail, verás un par de anuncios que parecen emails normales bajo la pestaña de Promociones. Puedes evitarlos suprimiendo la pestaña de promociones, desactivando la bandeja de entrada por pestañas o empleando Inbox. En Outlook, los anuncios son banners completos en un lado de la pantalla. La única modo (aparte de los bloqueadores de publicidad) de desactivarlos es pagar 20$ /año por un Outlook℗ sin publicidad. La parte buena es que Microsoft℗ promete que Outlook℗ no revisará tu email para enviarte propaganda dedicada.
Gmail tiene unos cuantos trucos extra y Outlook℗ tiene todo un cajón lleno de ellos
Ningún cliente(usuario) de email es una isla. Google y Microsoft℗ tienen un montón de artículos creados directamente en su cliente(usuario) de email para hacerlos suficiente potentes. Por simplificar, incluiremos solo servicios que puedas utilizar sin tener que salir de las pestañas de Gmail(email) o Outlook. Sin embargo, cada compañía tiene chicos atajos a su multitud de productos, así que parte de tu decisión puede estar establecida según qué aplicaciones usas en tu día a día.
En gmail, Hangouts aparece como un panel en el lado derecho de la pantalla. Cada chat que inicies se abrirá en la parte inferior de tu ventana. Puedes abrir y minimizarlos entretanto revisas tu email y abrirlos para responder mensajes. También puedes abrir ventanas de Tareas que se colocarán junto a tus conversaciones para crear una lista básica de quehaceres durante el día. Puedes escoger fechas límite y escribir descripciones para cada tarea, pero eso es todo. En la sección Labs, podréis habilitar un widget de mini calendario para visualizar una versión(estable) muy abreviada de tu agenda para el día. Eso es todo lo que podréis agregar a Gmail(email) sin descargarte extensiones para agregar servicios aparte del propio Gmail.
En Outlook, puedes utilizar Skype℗ para mandar mensajes. Hay una sección de Tareas que podréis abrir desde el menú de arriba a la izquierda. En ella podrás agregar mucho más detalle a tus tareas, incorporando las horas trabajadas, programar recordatorios para una tarea y adjuntar archivos de OneDrive a una tarea.
Además de esto, Outlook tiene un montón de add-ins que expanden la funcionalidad de tu bandeja de entrada. Por ejemplo, podréis abrir el add-in Boomerang para programar un recordatorio de volver a leer un email después de unas horas o días. Puedes abrir el add-in Evernote(app) para copiar un email a uno de tus blocs de notas. Hay más de 100 add-ins en la Office℗ Store donde podréis agregar nuevas funcionalidades a tu Outlook.
El veredicto: Gmail(email) es amigable para usuarios curiosos y Outlook℗ es genial para oficinistas
En el pasado, Gmail(email) ha sido el standard de cómo gestionar tu email online. Mientras que Microsoft℗ lo ha hecho bien con la versión(estable) de escritorio de Outlook, solo en años recientes ha aparecido a la altura del artículo de Google℗ en cuanto a artículos website mail. Ahora, saber cuál de los dos es mejor depende de un lanzamiento de moneda, pero cada uno tiene sus ventajas.
Si te gusta el toqueteo insistente o experimentar con la organización de tu email, Gmail(email) es para ti. Google℗ no ha dejado nunca de experimentar con nuevos diseños(conceptos) que cambian cómo usas el email. A veces funcionan, a veces no, y todo el mundo(planeta) tiene su preferencia. Incluso si no eres un gran fan del cambio, los poderosos filtros, las etiquetas customizables y la organización automática de Gmail(email) son suficientemente sólidos para que tu bandeja de entrada cumpla con tus expectativas.
Outlook, por otro lado, es perfecto para cualquier a quien le guste el diseño(layout) simplificado o use un montón de aplicaciones de productividad profesional. Outlook℗ situa los botones más importantes allá donde puedas verlos y deja que los usuarios más curiosos rebusquen las alternativas si quieren hacerlo. Tiene conexiones profundas no solo con el resto de aplicaciones de Microsoft℗ Office, sino con plugins como Boomerang, Evernote(app) y más. Mientras que el Gmail(email) de Google℗ no es que holgazanee en el contexto de la productividad, el Outlook℗ de Microsoft℗ es el rey en el entorno de oficina.
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